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超全面的物料编码原则,划重点!
日期:2019-09-26

物料编码的用途:


识别唯一性,信息沟通与交流的标准语言;


提高物料计划、控制及仓储收、发、存等管理效率;


快速查询、检索、录入、排序、易读,易记和易识别等辅助需求;


结合企业信息系统支持的水平,将过去手工编码与现代化信息系统共享结合并做到扬长避短,帮助用户快速查询、检索、录入,易读,易记和易识别是我们物料编码的基准。


一、考虑物品分类需求。 


根据企业物料数据级别,分别针对成品与原材料制定相应的编码规则,如大、中、小三级分类(具体使用几级,每级几位容量据企业物料特征分析),再辅之以流水号,一般常规企业都够用了! 


Eg,以大、中、小三级分类为例,其中大类在1位数(10以内),中、小类根据情况可又是一位或二位(100以内),流水号5位,即支持企业最多十万个分类,每个小类十万的物料编码容量,一般常规企业绰绰有余了!在应用中,一般企业员工一周内即可对企业分类熟记于心,当员工在录入或查询时通过输入前面几位分类代码,再加上一个通配符即可快速定位目标物料;编码原则如此设计,可以最大限度的满足用户查询、快速录入的需要。提高工作效率50%以上。


信息系统还有一个特点,就是能做到信息一次录入,平台与协作团队共享,对于企业原来在手工编码中积累起来的编码规范,可以加以利用,如规范物品规格、目录册项或者描述规定,并记入信息系统,既满足了编码与规则修撰的频次与工作量,也提高工作效率。


二、应考虑可扩展性的需要。 


编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。例如贴片物料的封装,现在主要用的是0805,0603,可能以后会逐渐使用0402和0201的,那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。


三、多少有别,巧用“其他”分类。 


在考虑到物料的分类过程中,有时候一个小类只有一个物料,甚至一个大类都只有一个物料,针对这种情况,若给其一个大类或小类编码的话,给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时,没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起,用其他类来表示。 


一方面,可以减轻用户记忆的压力,毕竟要记住这些意义不大的字符,有点困难;另一方面,由于其物料比较少,而且不经常用,把他们归为一类,不会影响用户的查询效果。 


利用其他分类,就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时,给每个种类的物料都编一个其他的分类,则,把一些常用的零件按其正常情况分类,把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料,都合并到其他类中,可以减少用户很多的工作量,并且使用效果不会受到影响,事半功倍,何乐而不为呢? 


四、变动属性不应纳入编号。


有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动,则绝不可将该属性纳入编号中。否则,一但发生变动时,是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如物品的规格参数,责任部门,其它如客户所属之责任区,业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法,应将这些属性另设独立的栏位表达。


五、不要寄希望通过编码信息反映物料的具体信息或全部信息。 


我们说的物料基本信息,一般包括两部分内容,一是物料的种类信息,如包装材料还是零件;另外一种是物料的具体信息,如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。我们在物料编码中,要把种类信息纳入其中,而对于物料的具体信息不应该纳入其中。 


有些用户,喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去,如此的话,看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的,但是,实际上,会产生其他很多的错误。 


如当该零件有多个供应商时,则会需要编写多个编码,供应商越多,编码越多;其次,当该零件多个供应商没有区别,每个客户都可以使用时,则编写BOM会遇到麻烦,不知道用哪种零件为好,虽然,可以指定一个供应商为默认的供应商,其他的作为替代件来解决,但是,这也与企业实际管理有点差异,替代件的话,永远会只在被替代件无法满足需求的情况下,才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡,若如此编码,ERP系统就无法满足企业的需要。 


可见,若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去,企业很可能会搬起石头,砸自己的脚。一般情况下,只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产,才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去(有时候,有些客户会出于种种原因,如企业某个供应商是其子公司等原因,要求企业指定有某个供应商的零件),遇到这种情况,企业为了管理上的准确问题,可以把这些材料分离出来编一个新的料号,而不是将供应商信息编到物料编码规则中。所以不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。 


物料的其他信息,如颜色、规格等,也如同上面的例子,一般也是不纳入物料编码的规则为好。 


六、能用数定的不用字母,能用字母的不用汉字。 


打中文速度快,还是打英文速度快?当然是英文速度快。 


打中文准确率高,还是打英文准确率高?当然是打英文准确率高。 


中英文混输快,还是光输入英文或者中文速度快,并且准确呢?当然是后者快而准确。 


较之数字小键盘,数字在速度和准确率方面又更胜一畴


既然如此,我们为什么要在编码中,加入几个中文汉字呢? 


有些企业由于用户的文化水平普遍不高,平时不怎么接触英文,所以,在物料编码时,他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中,非常的不方便。 


查询时我们要求的就是快而准确,若我们在输入编码时,非常的费时,而且容易出错,那我们要物料编码还有什么意义呢 ?


七、在编码信息中,避免使用特殊符号。 


编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号(只是为了区分编码的段,而没有任何含义),因为这些符号不便于电脑输入,而且会使编码太长;如果使用字母和数字混和编码时,应避免使用字母O、I、Z等字母,以免书写时与0、1、2相混淆;


八、长短应适中。 


物料编码不应该太长,若太长的话,一方面是不容易记忆,要用户记住一长串没有互相没有联系的字符,是一件痛苦的事情,我们千万不要把痛苦强加在用户身上,不然,到最后,他会加倍的还给他们。另一方面,进行输入查询也比较麻烦。 


一般情况下,我们建议,编码长度最好不要超过12位,若像身份证这样18位的话,输起来够让人头疼的。 那如何能够使得长度不超过12位呢?用户可以从如下几个方面考虑: 


1、在物料编码中,编码时,不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中,笔者也强调过,在编码时,只要考虑物料的大中小类即可,如此的话,12位已经足够使用;若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话,20位都不够。 


2、在物料编码时,每一为都要仔细考虑,这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上,位数越少越好,能够7位解决的,就不要用8位。别看只差一位数字,要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。根据有人统计,一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时,平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的,有的更达到千次的使用率,若这么累积下来,看看一天要多输多少字符,若每个编码都节省一个字符的话,一个月下来,可以节省多少时间。 


3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时,可以为不同的物料设置不同的长度,没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码,而有的物料只需要9码,则为了追求统一,把这种物料的编码加入两位没用的编码,而达到11码时,是没有必要的。 


4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码,长度最好一致,这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等,这些做法不是很合适。因为若长度一致的话,可以一目了然的发现一些简单的错误,如漏写一码等明显错误。 


九、应有防错功能。 


各位对于身份证号码应该都比较熟悉,如身份证号码339005197805051818,18位为效验位(识别码),通过复杂公式算出,普遍采用计算机自动生成。所以,在编码时,最好也能够具有自动防错功能。 


1、能够根据类别等信息,自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类,分别为L、G、L代表,则人工输入编码后,系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么,提醒用户输入是否准确。 


2、另外一种方法,就是根据身份证一样,只要用户按照前面的信息输入相关的内容,ERP系统就会根据某种算法,生成一个校验码,并依附在原由的编码后面,以保证物料编码的准确性。 


ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢?为什么其他的内容没有这个功能呢?其实很简单,因为他们都深刻了解物料编码准确性,对于ERP系统来说,是多么的重要。


十、应容易记忆。 


物料编码是用来做什么的?是用来帮助用户快速的查找物料的,若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品,那物料编码也就失去了其意义。 


所以,物料编码在编写时,要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。 


利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用,即方便记忆、理解,输入又比较方便。


十一、对于原先的编码,若发现问题时,要坚决抛弃。 


在企业上ERP系统前,或多或少都有了自己的编码体制。但是,这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的,或者说,不符合编码的原则。如对于同一种物料,不同的供应商就按不同的编码来管理;物料全部按流水号进行编写,没有分类,连最基本的原材料跟成品都没有区分,难以记忆;而因为没有通过信息化软件进行管理,导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的,如一物二码、二物一码的情况都存在,为此,企业要特别注意,即使企业已经拥有编码体系,对物料编码也要进行一一梳理,一一核对其准确性。这么做,虽然比较花时间,但是,确是比较值得的。 


更糟糕的是,在ERP实施时,他们不听顾问的建议,对物料进行重新编码;而认为重新编码要花费太多的时间跟精力,没有人愿意做这件事情,宁可让这些错误存在,也不愿意花力气去重新整理。 


当这套编码原封不动的用到ERP系统中后,结果就可以遇见了。最后没办法,只好全部返工,重新修改了编码原则,并按新的编码原则对物料进行编码。


十二、兼容性。


建立本公司的物料编码与主要客户、重要供应商的编码的对照关系,可以自由查询、对照;为EDI及供应链协同建立桥梁。



附录:

ERP供应商编码的技巧总结


  众所周知,编码是ERP项目实施准备的核心工程,其编码是否合理,直接关系到ERP系统的使用效果。现在对于物料编码的文章,在GOOGLE里搜索一下,可以出来数千篇文章,已经说的非常透彻了。我在在这里也就不重复了。我在这里要说的是,一个经常被大家忽略的一个角落,就是供应商的编码。其实,供应商编码也是非常重要的,其若编制的合理,对于提高供应商管理效率,是非常有帮助的。 


  我遇到不少的客户,其对供应商编码,大致有如下几种编码方式。 


一、纯流水码 


  即对供应商不进行有意义的编码,而只是按合作的先后顺序,对其进行编码。这类编码,就没有特殊的意义,用户若要按编码来查询供应商信息的话,需要记住这些毫无意义的数字编码,对于用户来说,无疑是一个非常大的工程。而实际上,用户一般只记得住经常用到的供应商,一般能够记住5家已经不错了。而要查询剩余的供应商信息时,只能通过供应商名字来查询了。如此是非常不方便的。 


  因为无论是在采购单,或者在应付帐款、库存数据的查询时,都可能要用到供应商编码,如想查询一下,某个供应商的采购定单的未结案还有多少;或者想查询一下,一个供应商的应付帐款有多少,当月要付他多少,等等,这都需要用到供应商编码。若通过供应商名字去查询的话,当然是很不方便的。特别是财务等不直接接触供应商的人员,更加麻烦。我去客户那边调研的时候,有些用户在电脑旁边就贴着一张供应商代码与供应商名字的对照表,需要查询时,他们就先从对照表中找到供应商的数字编码,然后,再在进销存系统中查询他们需要的数据,这非常的不方便。 


二、拼音与阿拉伯字母结合 


  还有一种编码方式,就是根据供应商名字的拼音字母结合阿拉伯数字来编码,如宁波洪福铝塑电器有限公司,就编码为HF01,常州市红飞金属制品有限公司就编码为HF02,也就是说,前面两个拼音是他们字号的简称,后面两个数字是流水码。 


  这种编码方式,比上一种编码方式有了改进,用户不用去记忆哪些没有实际意义的数字编码,而根据供应商的中文名字可以直接想到编码,即使不记得后面的流水码也没有关系。如现在在开采购单时,要向常州市红飞金属制品有限公司采购原材料,则只要在供应商栏位内,输入FH,系统就可以帮助用户查出以FH开头的供应商信息,然后用户选择一下就可以了。如此,用户就不需要每次都去查询那个对照表,速度快多了。 


  但是,这种编码也是有点问题,如企业有委外生产的厂商,就比较麻烦。若用户需要查看一下现在有多少委托加工的供应商,则无从查起,要一个个的统计;若对供应商还有类别管理的,如此编码,也不是很合理,如想查询一下PVC料的供应商有哪些,则很难做到这一点,或者通过供应商类别那里查询,但是,又不是很方便,而且,也不是每个ERP软件都支持这个功能。最好的话,就是一看到供应商编码,就可以知道其供应商什么类型的材料。 


  可见,以上两种编码方式,或多或少都存在一些缺陷。我在ERP项目实施时,在供应商的编码方面,一般会给用户提一下建议,各位可以参考一下。 


  1、委托加工商跟一般的供应商最好区别编号。 


  委托加工商跟一般的供应商虽然看起来都是一样,可能都是采购部门在管理,但是,在实际处理上,有比较大的区别,如在会计处理上,就有不少的差异。所以,为了在后续的管理中,把认为的修改量降低到最小,最好在编码中,有所区别。 


  另外,这也有利于分类查询。如我们在“拼音与阿拉伯字母结合”这个方案的基础上,若是委托加工的,我们在其前面加上一个W字母,若是一般的供应商,则我们加上Y字母。如此,若我们想知道现在有哪些委托加工供应商时,只需要在查询供应时,只需要输入W,即可以查询出所有符合条件的委托加工供应商,这就非常的方便。 


  2、若有类别厂商考核者,同类厂商的编号要归纳与同区间。 


  有的公司,要对供应商进行类别考核,如要考核所有PVC材料的供应商,要评价他们的交期是否能能够满足企业的需求,有哪些供应商老是出现拖延的情况;或者评价他们的质量状况,如哪些供应商的质量问题比较多,经常发生不良品退回的情况;或者成批调整PVC材料供应商的付款条件,要把全部的PVC供应商的付款周期从到货后30天改为到货后45天,则最好在编码信息中,反映供应商提供材料的类别信息。 


  如现在有供应商“杭州飞鸿印务有限公司”、“杭州萧山万达包装材料有限公司”提供包装材料,分别编码为BFH01与BWD01,其中,第一码表示材料的类别包装材料;后面是根据以上第二种方案编写的编码。此时,若企业用户想统一更改包装材料的付款条件,而不想更改其他材料供应商的付款条件或者虽然要改,但是改的结果不一致的时候,只要利用统一修改供应商付款条件功能,在这个窗口中,输入字母B,就可以列出所有的包装材料的供应商,然后选择全选,输入新的付款条件即可。若在供应商编码中,没有反映其原材料类别信息,则就无法这么方便的修改,而需要一个个的去选择,才可以。 


  再如,若企业计划在每年度的10月份对包装材料的提供商进行考核,并在月底召开供应商会议进行检讨。若没有按如上方式进行编码,那用户如何才能够方便的找到包装材料供应商的交货情况、质量情况、及其他需要的信息呢?用户只有一个个去统计,或者先统计全部的供应商,然后再把包装材料的供应商单独COPY出来。但是,这些方法都比较麻烦。若在供应商编码中,体现了原材料类别信息,则只需要在查询时,选择B,然后就可以列出所有包装材料的供应商,然后按全选,选种所有的包装材料供应商后,按导出供应商考核信息,就可以把相关信息导入到EXCEL中,如此,要方便的多。 


  3、在以上两个建议的基础上,结合“拼音与阿拉伯字母结合”的编码方式。 


  拼音与阿拉伯字母结合这是一个不错的编码方式,若在这个编码原则的基础上,再把以上两点内容考虑进去,无疑,这个方案将更加完善。以上谈到的“拼音与阿拉伯字母结合”方案的缺点,将被弥补。 


  我在项目实施的时候,一般就是按照这个编码原则给其他客户进行编码。如某印务有限公司,编为BFH01,即第一码B表示包装材料提供商;第二三码FH是供应商字号的拼音简称;最后两码数字,表示流水码。若企业有委托供应商的话,话委托供应商的信息也加入进去。当然,当企业的供应商比较少或者不需要进行类别考核时,就不需要要原材料类别码了,要了反而有画蛇添足的嫌疑了。这种编码方式,我的客户是百试不爽呀,不相信,你就试试看哦,不会让你失望的。


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